<< Klik hier voor de inhoudsopgave >> Onderdeel: Functionaliteit Relatiebeheer > Kantoor > Agenda:

Nieuwe afspraak

Inhoud

U kunt een afspraak aanmaken met de knop Nieuw of met de rechtermuisknop.

Agenda item nieuw

Onderwerp	Het onderwerp van de afspraak, dit wordt getoond in de agenda.
Relatie	Optioneel: Wanneer de afspraak gerelateerd is aan een relatie.
Locatie	De geplande locatie voor de afspraak. U kunt het adres ook automatisch laten invullen door te klikken op Bezoekadres relatie.
Medewerkers	De deelnemende medewerkers voor deze afspraak. Het toevoegen/verwijderen van medewerkers gaat via de + of - knop.
Privé	Privé afspraken zijn alleen zichtbaar in de eigen agenda.
Terugkeerpatroon	Een afspraak zich periodiek herhaalt, zie het onderdeel Terugkeerpatroon afspraak.

Notities

Aanvullende informatie voor deze afspraak.

Dossierstukken

Er kunnen dossierstukken gekoppeld worden aan de afspraak door op Koppelen te klikken. Er moet wel een relatie geselecteerd zijn om om de juiste dossiermap te kunnen openen.

Status

Informatief, hier staan de uitgenodigde medewerkers inclusief de status:

•	Organisator: degene die het initiatief neemt voor de afspraak.

•	Nieuw: De uitnodiging is nog niet geaccepteerd door de medewerker.

•	Geaccepteerd: De medewerker de afspraak goedgekeurd.

•	Geweigerd: De medewerker heeft de afspraak afgewezen.

Organisator

De organisator is degene die de afspraak beheert en is de enige die de afspraak kan wijzigen.

Wanneer een medewerker een afspraak aanmaakt in de agenda van een collega, wordt deze collega de organisator.

In agenda van

Informatief: De naam van de medewerker waarvan de agenda geopend is.

Bij het opslaan van een afspraak kan een bericht met een notitie verstuurd worden aan de gekoppelde medewerker(s). Hierdoor blijft iedereen op de hoogte van nieuwe en gewijzigde afspraken die in zijn/haar agenda door collega’s gemaakt.

Deze berichten zijn te lezen in het tabblad Berichten in Office Manager Vandaag. De uitgenodigde medewerkers kunnen de afspraak accepteren of weigeren. Hiervan kan een bericht teruggestuurd worden naar de organisator.

Afspraken zonder gekoppelde medewerkers in uw eigen agenda worden automatisch geaccepteerd, er wordt ook geen bericht verstuurd.

Ook kunt u een afspraak in de agenda van een collega maken. Bij het opslaan van de afspraak kunt u een bericht sturen. De collega ziet het bericht in Office Manager Vandaag en is zelf organisator.