Excelbestand
Inhoud
Vanuit de meeste boekhoudprogramma’s kunt u de kolommenbalans exporteren naar een Excelbestand, dat u vervolgens via Import -> Excelbestand in het tussentijdse rapport kunt inlezen. Een vereiste voor de indeling van het Excelbestand is dat de gegevens in kolommen naast elkaar staan. Dus een kolom met de grootboekrekeningen, een kolom met de grootboekomschrijvingen en 12 (of 13) aaneensluitende kolommen met de cijfers per periode.
Veel boekhoudprogramma’s maken een Excelbestand aan waarbij de voorloopnullen van de grootboekrekeningen worden weggelaten. Dus rekening 0250 wordt dan rekening 250. Het beste kunt u in het aangemaakte Excelbestand de opmaak van de kolom met grootboekrekeningen veranderen in de opmaak TEKST. Vervolgens kunt u de voorloopnullen bij deze grootboekrekeningen weer toevoegen. Zie ook de supportsite voor verdere informatie.
| ▪ | Kies Import -> Excelbestand |
| ▪ | Klik op de knop Bladeren en selecteer het Excelbestand dat u wilt importeren. |
| ▪ | Kies het boekjaar waarin de saldi moeten worden ingelezen. |
| ▪ | Selecteer onder Kolommen importbestand in welke kolommen de betreffende gegevens ingelezen moeten worden. |
| o | De kolommen Grootboekrekening en Saldi zijn verplicht. |
| o | In het te importeren Excelbestand dienen de cijfers per periode in 12 (of 13) aaneensluitende kolommen te staan, met één kolom per periode. |
| ▪ | Selecteer het aantal regels dat bij de import moet worden overgeslagen. Bij de export van een kolommenbalans naar Excel worden vaak enkele kopregels met tekst meegenomen. Met deze optie kunt u deze kopregels bij het importeren overslaan. |
| ▪ | Klik op OK. |
Na het importeren wordt gemeld hoeveel nieuwe grootboekrekeningen er zijn aangemaakt en hoeveel rekeningomschrijvingen er zijn gewijzigd. Daarna wordt het venster Rubrieken koppelen getoond. Ga verder naar 4.1 Rubrieken koppelen.