Documentsjablonen
Inhoud
Deze optie is alleen beschikbaar als de module Relatiebeheer in uw licentie is opgenomen.
U kunt een documentsjabloon aanmaken, als basis voor het genereren van etiketten (zie hoofdstuk 5.9 Aanmaken etiketten) of een document (zie hoofdstuk 5.8 Document genereren). De werkwijze is als volgt: in Word maakt u een document aan. Dat kan een gewoon document zijn of een document met etiketten.
In Microsoft Word kunt u een sjabloon voor etiketten aanmaken. De stappen zijn als volgt:
| ▪ | Word 2007/2010: Onderdeel Verzendlijsten -> knop Etiketten. In het veld ‘adres’ kunt u de document-variabelen opnemen. Via de knop ‘Opties’ kunt u het gewenste type etiket selecteren. |
| ▪ | Word 2003: menu Extra -> Brieven en verzendlijsten -> Enveloppen en etiketten -> tabblad Etiketten. In het veld adres kunt u de document-variabelen opnemen. Via de knop Opties kunt u het gewenste type etiket selecteren. |
In het Worddocument kunt u gebruik kunt maken van een aantal variabelen. Via Beheer ->Documentsjablonen kunt u de beschikbare variabelen vinden achter de knop Document-variabelen op de werkbalk. Bovenin het scherm Document-variabelen kunt u aangeven of u de variabelen wilt zien voor documenten of etiketten.
Tip: Voor het invullen van het adresformaat kunt u ook gebruik maken van de voorbeeldformaten. Deze kunt u vinden onder de knop Toon voorbeeldformaat etiketten in de werkbalk.
De documentvariabelen zijn ingedeeld in een aantal soorten ‘bronnen’: Relatie, Contactpersoon relatie, Geadresseerde, Contactpersoon geadresseerde, Systeem. De naam van een variabele zoals deze in een Word document kan worden opgenomen, is bijvoorbeeld #REL:[Postadres]#. Bij het genereren van een document vult Infine Office Manager alle waarden in in het document.
Ook kunt ook uw eigen variabelen in het Word-document opnemen, zodat u alle benodigde gegevens vanuit één scherm in Infine Office Manager kunt invullen. U kunt een eigen variabele in het document opnemen als #VAR:[UwEigenVariabele]#, waarbij u de tekst ‘UwEigenVariabele’ kunt veranderen in de omschrijving van uw variabele.
Het is ook mogelijk om in uw documentsjablonen te werken met formules. Voor een uitleg hierover verwijzen wij u naar Bijlage 1: Formules.
Ieder etiket dient altijd te eindigen met de variabele #SYS:[Volgende]#.
De werkwijze is als volgt:
| ▪ | Ga naar Beheer -> Beheerdersmodus inschakelen |
| ▪ | Kies voor Beheer -> Documentsjablonen |
| ▪ | Klik met de rechtermuisknop op een leeg deel van het scherm -> Nieuw -> Documentsjabloon |
| ▪ | Vul de velden in: |
| o | Naam: omschrijving documentsjabloon |
| o | Dossiernummer voor bestandsnaam plaatsen: Wanneer u hier een vinkje plaatst, wordt bij opslaan van een document bij een relatie automatisch een volgnummer voor de bestandsnaam opgeslagen. |
| o | Locatie: zoek het door u gemaakte Word-document op |
| o | Soort sjabloon: u dient hier aan te geven of het een sjabloon voor een document of een etiket betreft. |
| o | Omschrijving: de door u gewenste tekstuele toelichting op dit sjabloon |
| o | Standaard dossiermap (module Digitaal Dossier): u kunt (per dossierindeling) een standaard dossiermap koppelen aan een documentsjabloon. Bij het aanmaken van een document wordt deze standaard dossiermap als bestemmingsmap geselecteerd (uiteraard kunt u op dat moment ook voor een andere map kiezen). Klik met de rechtermuisknop op een leeg deel van het scherm -> Nieuw -> Standaard dossiermap. Kies vervolgens de indeling en map die u voor die indeling wilt instellen als standaard. Wanneer u een sjabloon voor etiketten aanmaakt is het niet nodig om een standaard dossiermap te kiezen. |
Het documentsjabloon wijzigen werkt als volgt:
| ▪ | Ga naar Beheer -> Beheerdersmodus inschakelen |
| ▪ | Kies voor Beheer -> Documentsjablonen |
| ▪ | Selecteer het documentsjabloon dat u wilt wijzigen en druk op (F2). U kunt ook het documentsjabloon selecteren, rechtermuisklik -> Wijzigen. |