Aan de hand van de documentsjablonen kunt u voor een relatie een document genereren, bijvoorbeeld een brief of een overeenkomst. Dit doet u door gebruik te maken van de knop DocumentTemplate op de knoppenbalk. Deze knop is beschikbaar vanuit het scherm Relaties.

 

In de wizard doorloopt u een aantal schermen. In het eerste scherm klikt u op Volgende.

In het tweede scherm kunt u aangeven:

Welk documentsjabloon u wilt gebruiken
Voor welke relatie en contactpersoon het document wordt gemaakt
Voor welke geadresseerde en contactpersoon het document wordt gemaakt. Bij de geadresseerde hebt u weer een aantal keuzes:
oRelatie: de geadresseerde is gelijk aan de gekozen relatie
oGekoppelde relatie: de geadresseerde is één van de relaties die gekoppeld is aan de gekozen relatie
oOverige relatie: de geadresseerde is één van de overige relaties, die dus niet aan de gekozen relatie zijn gekoppeld
oHandmatig: de geadresseerde is niet als relatie in Infine Office Manager aanwezig. U kunt de gegevens in het vierde scherm handmatig invullen
Indien gewenst kan het document tegelijk opgeslagen worden in de uitgaande postregistratie. Hier kunt u tevens de omschrijving voor de postregistratie aanpassen. Ook kunt u aangeven of u direct een taak wilt aanmaken.
Klik op Volgende
Wanneer u hebt aangegeven dat het document gelijk wordt opgeslagen in het digitaal dossier kunt u in het derde scherm van de wizard aangeven of het document moet worden opgeslagen in het dossier en zo ja, in welk dossier. Ook kunt u hier invullen met welke bestandsnaam het document moet worden opgeslagen
Klik op Volgende
Wanneer u hebt aangegeven dat het document gelijk moet worden opgeslagen in de postregistratie verschijnt het scherm Postregistratie.
Klik op Volgende
Wanneer u hebt aangegeven dat er een taak aangemaakt moet worden verschijnt het Taakvenster. U kunt de gegevens van de taak hier aanpassen.
Klik op Volgende
In het volgende scherm wordt getoond welke variabelen in het documentsjabloon aanwezig zijn, waarbij Infine Office Manager de waarden invult. Eventueel kunt u zelf de waarden nog aanpassen.

 

Relatiebeheer Doc genereren

 

Klik op Genereren, het document wordt aangemaakt en op het scherm getoond.

 

Tip: wanneer u de wizard ‘Document aanmaken’ start vanuit een gekoppelde relatie of vanuit een contactpersoon, dan worden deze automatisch ingevuld in de wizard.

Copyright Infine Software BV