Deze optie is alleen beschikbaar als de module Relatiebeheer of Uren & Facturering in uw licentie is opgenomen.
De kantooractiviteiten worden gebruikt voor het centraal genereren van terugkerende taken (module relatiebeheer). Op kantoorniveau wordt (in de kantooractiviteiten) ingericht welke klantactiviteiten op klantniveau moeten kunnen worden vastgelegd. Op klantniveau worden de verdere details van deze klantactiviteiten ingesteld, zoals het terugkeerpatroon, de verantwoordelijke medewerker, etc. Vervolgens kunt u periodiek taken laten genereren op basis van de klantactiviteiten.
Verder worden de kantooractiviteiten gebruikt voor het inboeken van de uren in de urenstaat en het genereren van facturen (module Uren & Facturering). De kantooractiviteiten kunnen worden ingericht in een boomstructuur, zodat u een kantooractiviteit onderdeel kunt laten zijn van een bovenliggende kantooractiviteit.
In het bovenstaande schermvoorbeeld worden de uren door de medewerkers ingeboekt op de activiteiten ‘Uitwerken kolommenbalans’, ‘Uitwerken rapport’ en ‘Bijwerken dossier’. De optelling hiervan is de bovenliggende activiteit ‘Samenstellen jaarrekening’. De activiteiten ‘Samenstellen jaarrekening’ en ‘Bespreking jaarrekening’ worden op hun beurt weer opgeteld in de activiteit ‘Werkzaamheden jaarrekening’. In het factuurmodel (zie hoofdstuk 3.4.2 Factuurmodellen) kunt u kiezen op welk detailniveau u deze activiteiten in de factuur wilt tonen.
U richt de Kantooractiviteiten als volgt in:
| ▪ | Ga naar Beheer -> Beheerdersmodus inschakelen |
| ▪ | Kies voor Beheer -> Kantooractiviteiten |
| ▪ | Klik met de rechtermuisknop en kies Nieuw -> Kantooractiviteit. (Als u op een leeg deel van het scherm klikt, wordt er een kantooractiviteit op het bovenste niveau van de boomstructuur aangemaakt. Als u met de rechtermuis op een bestaande kantooractiviteit klikt, wordt er een onderliggende kantooractiviteit aangemaakt.) |
| ▪ | Vul de velden in het onderdeel Algemeen in: |
| o | Activiteitcode: de code die gebruikt worden in de urenstaat |
| o | Naam: omschrijving kantooractiviteit |
| o | Subactiviteit van: hiermee kunt u de positie van de kantooractiviteit in de boomstructuur wijzigen. |
| ▪ | Vul de velden in het onderdeel Taakgegevens in (module Relatiebeheer): |
| o | Genereert taken: met dit vinkje stelt u in of deze kantooractiviteit gebruikt kan worden bij het aanmaken van een klantactiviteit. Zie hoofdstuk 5.10 Klantactiviteiten. |
| o | Standaard taakpatroon: het taakpatroon wat standaard ingevuld kan worden bij het aanmaken van een klantactiviteit (optioneel). |
| o | Standaard medewerker: de medewerker die standaard ingevuld kan worden bij het aanmaken van een klantactiviteit (optioneel). |
| o | Taaksoort: voor het indelen van de taken kunt u een taaksoort vastleggen. |
| ▪ | Vul de velden in het onderdeel Urenstaatgegevens in (module Uren & Facturering): |
| o | Zichtbaar in urenstaat: met dit vinkje stelt u in of deze kantooractiviteit gebruikt kan worden bij het invoeren van de uren in de urenstaat. |
| o | Soort urencode: uren of verschotten. Afhankelijk hiervan kunt u in de urenstaat of een aantal uren of een aantal verschotten (zoals kilometers) invoeren. |
| o | Productief: hiermee bepaalt u hoe deze urencode in de factuur en in de productiviteit moet worden meegerekend, namelijk: |
| o | Facturabel: deze uren zijn wel facturabel en wel productief. |
| o | Niet facturabel: deze uren zijn niet facturabel en wel productief. Bijvoorbeeld interne werkzaamheden. |
| o | Niet werkbaar: deze uren zijn niet facturabel en niet productief. Bijvoorbeeld ziekte en snipperdagen. |
| o | Begindatum: vanaf welke datum mag deze urencode in de urenstaat gebruikt worden. Dit veld is verplicht wanneer het vinkje ‘zichtbaar in urenstaat’ is aangevinkt. |
| o | Einddatum: tot en met welke datum mag deze urencode in de urenstaat gebruikt worden. Bij het aanmaken van een nieuwe kantooractiviteit kunt u dit veld leeg laten. |
| ▪ | Vul de velden in het onderdeel Factuurgegevens in (module Uren & Facturering): |
| o | Factuuromschrijving: hier kunt u de omschrijving instellen die op de factuur getoond moet worden. Standaard wordt hier dezelfde tekst ingevuld als bij de naam. |
| o | Grootboekrekening: hier stelt u de grootboekrekening in waarop de omzet van deze kantooractiviteit geboekt kan worden in de journaalpost. Wanneer u de grootboekrekening niet invult, wordt deze overgenomen van de bovenliggende kantooractiviteit. |
| o | Afwijkende BTW-code: meestal kan dit veld worden leeg gelaten, zodat de BTW-code wordt gebruikt die bij de relatie is ingesteld. Wanneer bij een activiteit altijd een ander BTW-tarief van toepassing is, kunt u hier deze afwijkende BTW-code kiezen. |
