Urenstaten
Inhoud
In het onderdeel Uren & Facturering kunt u onder de knop ‘Urenstaten’ de uren registreren. De beheerder ziet hier de urenstaten van alle medewerkers, de medewerkers zien alleen hun eigen urenstaten.
Het invullen van de urenstaat werkt als volgt:
| ▪ | Ga naar het onderdeel Uren & Facturering en klik op de knop Urenstaten. |
| ▪ | Klik in dit tabblad op de knop Nieuw om een nieuwe urenstaat aan te maken. |
| ▪ | Vul de velden Jaar, Periode en Medewerker in en klik op OK. |
| ▪ | In het bovenste deel van het scherm wordt een nieuwe urenstaat aangemaakt. Wanneer u bovenin deze urenstaat selecteert, kunt u in het onderste deel de urengegevens invoeren. De volgende velden kunnen ingevoerd worden: |
| o | Datum: de datum waarop de uren zijn gemaakt. |
| o | Relatie: de relatie waarvoor de uren zijn gemaakt. |
| o | Urencode: de activiteit waarvoor de uren zijn gemaakt. |
| o | Aantal uur: het aantal uren (bij een urencode van het soort ‘Uur’). U kunt zowel de dubbele punt (bij invoer in uren en minuten) als de komma (bij invoer in decimalen) invoeren als een gewone punt. |
| o | Overuurtarief: het overuurtarief wat van toepassing is. Beschikbare tarieven kunnen door een beheerder worden ingevuld in de systeemtabellen. |
| o | Aantal verschot: het aantal verschotten (bij een urencode van het soort ‘Verschot’) |
| o | Toelichting: een vrije toelichting (optioneel) |
| o | Boekjaar: het boekjaar van de relatie waarop de uren betrekking hebben. (Deze kolom verschijnt alleen wanneer u in de Systeeminstellingen hebt aangegeven dat u de boekjaren wilt gebruiken.) |
Tip: met de toets Insert kunt u de invoer (uit dezelfde kolom) van de regel erboven overnemen.
Tip: bij het bijwerken van een taak kunt u uw uren invoeren. Klik in de taak (of vanuit een aantal in de lijst geselecteerde taken) op de knop Uren invoeren. De gegevens die bekend zijn, worden direct overgenomen. U kunt zelf het aantal uren (en de andere gegevens die nodig zijn) invullen en de regel wordt verwerkt in de urenstaat. Als de urenstaat nog niet aanwezig is, kunt u die direct aanmaken.
In het bovenste deel van het scherm is het totaal aantal ingevoerde uren per urenstaat zichtbaar. Hier kunt u controleren of de benodigde uren daadwerkelijk zijn ingevoerd. Rechts is te zien hoe de uren per dag zijn ingegeven en is het saldo aan overuren te zien. Wanneer een medewerker de urenstaat volledig heeft ingevoerd kan hij/zij de status wijzigen naar ‘Voorstellen’.
Voor de beheerder is dit de aanwijzing dat de urenstaat volgens de medewerker klaar staat om gefactureerd te worden. De beheerder kan vervolgens de status wijzigen naar ‘Definitief maken’ waarna de uren meegenomen worden in de conceptfacturen. U kunt ook de status van een individuele urenstaatregel aanpassen met de knop ‘Status wijzigen’ die boven de urenstaatregels staat.
In een definitieve urenstaat kan de medewerker geen bestaande regels meer wijzigen, wel kunnen er uren aan de urenstaat worden toegevoegd. Wanneer de beheerder de urenstaat de status ‘Blokkeren’ geeft, kan de medewerker niets meer wijzigen in deze urenstaat.
Tip: wanneer u de uren per maand factureert en de urenstaten per week registreert, dan hebt u te maken met ‘gebroken weken’ (bijvoorbeeld een week van 28 januari tot en met 3 februari). In deze situatie kunt u de uren tot en met 31 januari definitief maken, zodat u de maand januari kunt factureren. De medewerker kan de uren tot en met 31 januari niet meer wijzigen, maar kan wel de uren van 1 t/m 3 februari registreren.