Specificaties m.b.t. jaarrekeningposten
Inhoud
De dossierspecificaties kunnen vanuit het werkprogramma worden benaderd via F5 of de gelijknamige knop op de werkbalk. De knop blijft ‘ingedrukt’ (oranje); u kunt via het aanklikken van de knop of F5 weer terugkeren naar het werkprogramma.
Een specificatie heeft in de meeste gevallen drie niveaus, te herkennen aan de drie verschillende kleuren blauw in kolom Z (aan de rechterzijde):
| ▪ | Balansposten inclusief telling |
| ▪ | De rubrieken binnen een balanspost |
| ▪ | Specificatie van de regels binnen een rubriek |
Het bovenste niveau wordt automatisch ingevuld vanuit de brugstaat. Via de knop 
(of de sneltoets Shift + Omlaag) in de werkbalk kunt u vanuit de balanspost een niveau omlaag springen. De nulregels van de specificatie worden daarmee zichtbaar gemaakt.
De gele velden zijn bedoeld om de posten verder te specificeren. De specificatie is sluitend wanneer het totaal van de specificatieregels overeenkomt met het bedrag op de brugstaat. Als de gemaakte specificatie aansluit met de brugstaat verandert het rode uitroepteken (direct naast de specificatie) in een groen vinkje.
Om terug te keren naar het bovenliggende niveau gebruikt u de knop 
(of Shift + Omhoog); de nulregels regels van het onderliggende niveau worden dan automatisch verborgen.
Het invullen van de specificatie op het laagste (lichtblauwe) niveau bepaalt het saldo van de rubrieken uit het middelste niveau. Dit kan ertoe leiden dat de saldi op de rubrieken in de specificatie wijzigen ten opzichte van de saldi in de brugstaat.
|
Belangrijk is om na het afronden van de specificatie altijd te kiezen voor 
Wanneer u voor OK kiest, wordt in de specificatiekolom van de brugstaat automatisch de juiste boeking gemaakt. Ook rubrieksomschrijvingen die u in de specificatie hebt gewijzigd, worden direct in de brugstaat bijgewerkt. Dit is van belang, omdat de uitgewerkte brugstaat uit Infine Samensteldossier het uitgangspunt vormt voor de Infine Jaarrekening.
Voor het uitwerken van de specificaties zijn nog een aantal hulpmiddelen beschikbaar:
Tip: U kunt vanuit een willekeurige dossierspecificatie direct uw bevindingen vastleggen voor de afsluitende cijferbeoordeling door op de knop F11 te drukken (zie hoofdstuk 7.4.6)
Rubrieksomschrijvingen overnemen
Met de knop 
Rubrieksomschrijvingen overnemen kunt u de omschrijvingen overnemen uit de brugstaat voor de rubrieken in de specificatie.
| ▪ | Selecteer een willekeurige regel van de rubrieken binnen een balanspost (het 2e niveau). |
| ▪ | Kies voor de knop . |
| ▪ | De huidige omschrijvingen én de omschrijvingen in de brugstaat van de rubrieken worden getoond. |
| ▪ | De omschrijvingen die niet identiek zijn, worden automatisch aangevinkt. U kunt de selectie zelf aanpassen. |
| ▪ | Klik vervolgens op OK en de omschrijvingen in de dossierspecificatie worden gewijzigd. |
Automatisch invullen van specificaties
Een aantal dossierspecificaties kan vooraf ingevuld worden op basis van grootboektotalen. Daarnaast kunnen grootboekomschrijvingen worden overgenomen als rubrieksomschrijvingen in het rapport.
Selecteer een specificatie en klik op de knop 
Dossierspecificatie vullen.
| • | Links bovenin kan de hoofdrubriek of een specifieke rubriek gekozen worden. |
| • | Rubrieksomschrijvingen overnemen: Selecteer welke grootboekomschrijvingen overgenomen moeten worden in het rapport. |
| • | Grootboekgegevens overnemen: De aangevinkte regels worden als specificatie overgenomen in het dossier. |
| • | Klik vervolgens op OK. |
De dossierspecificatie is nu ingevuld op basis van grootboekgegevens.
Met de knop 
Saldo-informatie kunt u opvragen waar een saldo uit bestaat. De saldi-gegevens worden overigens ingelezen vanuit Grootboek, VJP en de ingevoerde specificatie in de Brugstaat.
| ▪ | Selecteer een bedrag waarvan u de saldo-informatie wilt opvragen |
| ▪ | Klik op de knop Saldo-informatie |
| ▪ | Rechts bovenin kunt u eventueel de saldo-informatie opvragen van een ander boekjaar van deze rubriek. |
| ▪ | Eventueel kunt u met de Ctrl-toets in het onderste scherm een selectie maken van boekingen. Het totaal hiervan wordt rechts onderin getoond als Saldo selectie. |
| • | Wanneer facturen in de boekhouding zijn ingescand en geboekt via een factuurportaal zoals Basecone, is het mogelijk door te klikken op de boeking. Het factuurnummer is dan blauw van kleur (een link) en wordt voorafgegaan door een '>'. De onderliggende factuur wordt dan geopend in de browser. Het factuurportaal wordt ingesteld via menu Extra -> Instellingen. |
Tip: Wanneer de cijfers zijn ingelezen vanuit een financieel programma via een directe koppeling of een XML Auditfile Financieel (zie ook 7.1.5 Directe koppeling en 7.1.4 Auditfile (.XAF)), dan hebt u hier direct inzage in de grootboekmutaties.
Het is mogelijk om snel te wisselen tussen een specificatie en de brugstaat. Dit kan handig zijn wanneer u handmatig nog iets wilt aanpassen in de specificatiekolom, of iets wilt nakijken.
| • | Selecteer een willekeurige specificatie en klik op de knop Naar brugstaat. De knop verandert nu in  (ingedrukt). |
| • | U springt nu direct naar de rubriek van de brugstaat die hoort bij uw specificatie. |
| • | Wanneer u terug wilt naar de specificatie, klikt u nogmaals op de knop . De knop wordt nu weer inactief . |