De Auditfile 1.0 is een standaard bestandsformaat wat is opgesteld door de Belastingdienst. Vanuit de meeste boekhoudprogramma’s kan een Auditfile aangemaakt worden. Het grote voordeel van de Auditfile is dat de indeling van het bestand vanuit alle boekhoudprogramma’s hetzelfde is.
Veel boekhoudprogramma's hebben naast het exporteren van de Auditfile 1.0 (.ADF) ook de mogelijkheid om een XML Auditfile Financieel (.XAF) te exporteren. In dat geval adviseren wij u te kiezen voor de XML Auditfile Financieel.
Het importeren werkt als volgt:
| • | Exporteer eerst een Auditfile vanuit uw boekhoudprogramma. |
| • | Kies Import -> Auditfile 1.0 (.ADF) |
| ▪ | Klik op de knop Bladeren en selecteer de Auditfile. |
| ▪ | Selecteer eventueel ook de Auditfile van voorgaand jaar (alleen wanneer u géén jaarovergang heeft uitgevoerd). |
| ▪ | Kies de methode waarmee u de mutaties over de perioden wilt verdelen: |
| o | Mutatiedatum Auditfile: de maand van de mutatiedatum is gelijk aan de periode |
| o | Periodenummer Auditfile: de periode uit de auditfile is de periode van het rapport |
| o | Periodetabel Tussentijds Rapport: op basis van de mutatiedatum worden de cijfers verdeeld over de perioden, zoals vastgelegd in de periodetabel. (Zie hoofdstuk 7.2 Periodetabel) |
| ▪ | Kies de periodenotatie die wordt gebruik in uw auditfile. |
| o | PP: het periodenummer is bijvoorbeeld 12 (=december). |
| o | JJPP: het periodenummer is bijvoorbeeld 1412 (= december 2014). |
| o | PPJJ: het periodenummer is bijvoorbeeld 1214 (= december 2014). |
| ▪ | Met het vinkje ‘Per kostenplaats’ kunt u de mutaties per kostenplaats inlezen. Hierbij wordt voor iedere combinatie van grootboekrekening en kostenplaats in het grootboek een nieuwe regel aangemaakt. Bijvoorbeeld 4500_ADM is rekening 4500, kostenplaats ADM. |
Na het importeren wordt gemeld hoeveel nieuwe grootboekrekeningen er zijn aangemaakt en hoeveel rekeningomschrijvingen er zijn gewijzigd. Daarna wordt het venster Rubrieken koppelen getoond. Ga verder met Rubrieken koppelen.
