Bij de systeeminstellingen (Beheer -> Beheerdersmodus inschakelen -> Beheer -> Systeeminstellingen) treft u een aantal tabbladen aan, waarin de centrale instellingen voor Infine Office Manager kunnen worden vastgelegd.
Relatiebeheer (module Relatiebeheer)
| ▪ | Etiketten via Labelprinter: hier kan het standaard labelprintersjabloon worden opgegeven voor relaties en contactpersonen. |
| ▪ | Etiketten via Documentsjabloon: hier kan het standaard documentsjabloon worden opgegeven voor relaties en contactpersonen. |
Digitaal Dossier (module Digitaal Dossier):
| ▪ | Naamgeving dossier: de standaard mapnaam voor een cliëntdossier (bijvoorbeeld “K:\Dossier\1000 - AALBERS”). In deze mapnaam kunt u de gegevens Nummer, Zoekcode en Naam gebruiken in verschillende volgordes. |
| ▪ | Eerstvolgende nummer: het documentnummer van het eerstvolgende dossierstuk. |
| ▪ | Toon wizard taak/poststuk bij aanmaken dossierstukken: Bij het importeren van dossierstukken in het Digitaal Dossier verschijnt een wizard voor het aanmaken van een taak en / of het opslaan in de postregistratie. |
Om de wijzigingen in het onderdeel Dossier door te voeren, dient Infine Office Manager opnieuw opgestart te worden.
Uren & Facturering (module Uren & Facturering):
Algemeen
| ▪ | Urennotatie: u kunt kiezen of de uren getoond moeten worden in ‘uren en minuten’ of in ‘decimalen’. De weergave van 2½ uur is respectievelijk 02:30 en 02,50. Deze instelling geldt voor het gehele programma. |
| ▪ | Tijdseenheid: hier kunt u invullen in welke veelvoud u de uren wilt laten invoeren. Bijvoorbeeld bij de instelling 00:15 moeten de uren in een veelvoud van 15 minuten worden ingevoerd, dus 00:15, 00:30, 00:45, 01:00, enz. |
| ▪ | Gebruik boekjaren: u kunt in de urenstaat een extra invoerkolom zichtbaar maken waar de medewerkers moeten aangeven op welk boekjaar de werkzaamheden betrekking hebben. In de factuur, rapporten en analyses kunt u hier vervolgens op selecteren. |
| ▪ | Boekjaren tonen in factuur: wanneer u de boekjaren in de urenstaat gebruikt, kunt u de regels op de factuur laten groeperen per boekjaar. |
Factuur
| ▪ | Standaard factuurmodel: het standaard te gebruiken factuurmodel. Per relatie kunt u eventueel een ander factuurmodel kiezen. Zie Factuurmodellen voor de inrichting van de factuurmodellen. |
| ▪ | Aantal posities factuurnummer: Geef het totaal aantal cijfers/letters op van uw factuurnummer, wanneer u werkt met een vaste lengte. |
| ▪ | Locatie facturen: kies hier de map waarin de PDF-bestanden van de facturen moeten worden opgeslagen. |
| ▪ | Minimum factuurbedrag: bij het genereren van de conceptfacturen worden de facturen waaraan minder besteed is dan het minimum factuurbedrag niet gegenereerd. Deze besteedde uren blijven in het onderhanden werk totdat het factuurbedrag dit minimum overstijgt. Deze instelling geldt alleen voor de reguliere facturen en dus niet voor de vast prijsfacturen, voorschotfacturen en afrekeningfacturen. |
| ▪ | Bedrijfsnaam, bedrijfsplaats, bankrekeningnummer: deze gegevens worden in de factuur getoond bij de tekst over de betalingsgegevens. |
| ▪ | Betalingstermijn: de standaard betalingstermijn in dagen. Per relatie kunt u eventueel een andere betalingstermijn invullen. |
| ▪ | Activiteitcode overuren: geef hier de urencode op waar de medewerkers opgenomen overuren kunnen boeken in een urenstaat. Deze urencode maakt u eerst aan onder 'Beheer -> Kantooractiviteiten'. |
Factuurreeksen
| ▪ | Omschrijving: Standaard is altijd aanwezig, optioneel kunt u hier extra reeksen aan toevoegen. Per relatie kunt u eventueel aangeven welke factuurreeks gebruikt moet worden. Dit kunt u doen in de stamgegevens van een relatie op het tabblad facturering. |
| ▪ | Prefix: Geef de tekens op waarmee de factuurreeks moet beginnen. Als u een vast aantal posities heeft opgegeven voor het factuurnummer, wordt de rest opgevuld met nullen. |
| ▪ | Volgende nummer: Infine begint bij het genereren van facturen bij dit nummer. |
Facturen via Outlook
| ▪ | Verzenden via Outlook activeren: Hiermee kunt u meerdere facturen per e-mail verzenden via MS Outlook. |
| ▪ | E-mail onderwerp: Dit onderwerp wordt overgenomen in Outlook bij het versturen van de e-mail. |
| ▪ | E-mail HTML-Sjabloon: Voor de inhoud van de e-mail kunt u verwijzen naar een HTML bestand. U kunt deze aanmaken in Word en deze Opslaan als een Webpagina, gefilterd. |
Exporteren journaalposten
| ▪ | Omzetrekening vastleggen in: de standaardwerkwijze is om per kantooractiviteit te kiezen op welke grootboekrekening deze omzet geboekt moet worden. Wanneer u de omzet in de administratie alleen wilt uitsplitsen op basis van BTW-tarief, dan kunt u ervoor kiezen om de omzetrekening vast te leggen bij de BTW-code. Zie Systeemtabellen voor het aanmaken van de BTW-codes. |
Directe koppeling
|
Via deze methode kunt u facturen ineens wegschrijven in het verkoopboek van uw boekhouding.
Zie het tabblad Koppelingen voor verdere instellingen en details.
|
Exportbestand
|
De verkoopboekingen worden in een bestand geplaatst, dat ingelezen kan worden in de boekhouding.
Beschikbare formaten zijn oa. Exact (FMUTA6), King, iMuis en Cash.
|
| ▪ | Dagboekcode verkoopfacturen: in de export van de journaalposten wordt deze dagboekcode gebruikt. |
| ▪ | Grootboekrekening debiteuren: in de export van de journaalposten wordt deze grootboekrekening gebruikt. Zie Systeemtabellen voor het aanmaken van de grootboekrekeningen. (Gebruikers van KING vullen hier alleen de voorloopcijfers voor het debiteurnummer in!) |
| ▪ | Locatie export journaalposten: kies hier de map waarin het exportbestand met journaalposten geplaatst moet worden |
Let op dat btw-codes en grootboeknummers in Infine exact overeenkomen met de nummers die u gebruikt in uw boekhouding!
Rapporten
Zie de specifieke handleiding van Infine Jaarrekening, Samensteldossier etc. Hierin wordt beschreven hoe de rapporten gekoppeld worden met de juiste kantoordmodellen (sjablonen).
Koppelingen
| ▪ | Financieel pakket (alleen beschikbaar bij Uren & Facturering): Op het tabblad koppelingen geeft u op met welke financieel pakket u Infine Office Manager wilt koppelen: |
Onderin het scherm vult u de gegevens in van uw boekhouding.
Wijzigt u relatiegegevens van een debiteur in Infine, worden deze wijzigingen direct ook in u financieel pakket doorgevoerd.
Daarnaast kunt u verkoopfacturen via de directe koppeling boeken. Zie ook de instellingen onder Exporteren journaalposten op het tabblad Uren & Facturering.
Overige
Op het tabblad Algemeen kunt u de inlogmethode wijzigen.
U kunt kiezen voor 'Standaard' en 'Windows'.
| o | Standaard: U logt in op basis van een in te vullen gebruikersnaam en wachtwoord. |
| o | Windows: U logt in op basis van uw gebruikersnaam van Windows. Dus de gebruiker die ingelogd is op Windows, zal ook inloggen op de Infine Office Manager. |
De 'Standaard' en de 'Windows' gebruikersnaam kunnen per medewerker worden ingegeven in het menu Beheer -> Medewerker.
